Hay una categoría de sistema que no encaja en ninguna conversación de proveedores: el que hizo alguien de dentro. Un analista que sabía programar, un ingeniero de planta, el hijo del dueño. Empezó como una hoja de cálculo con macros y acabó siendo el sistema con el que se factura.
Funcionó bien. Por eso creció. Y un día esa persona se fue.
Por qué es distinto de un sistema de proveedor
Un proveedor, aunque sea malo, deja rastro: contratos, facturas, correos, alguien a quien reclamar. Un sistema hecho en casa suele tener menos:
- No hay contrato que diga de quién es el código.
- Casi nunca hay control de versiones.
- Rara vez hay ambiente de pruebas: se programaba directamente sobre lo que la gente usaba.
- No hay documentación, porque quien lo hizo no la necesitaba.
A cambio tiene una ventaja importante: quien lo hizo entendía el negocio de verdad. Ese código suele resolver bien problemas reales, aunque esté escrito de forma poco ortodoxa.
Los tres primeros días
Si la persona acaba de irse, o está a punto, hay cosas que hacer con urgencia:
- Inventariar dónde vive el sistema. Con frecuencia está en su equipo, o en un servidor bajo su escritorio, o en una cuenta personal de la nube.
- Copiarlo todo, tal cual, sin ordenar. Ordenar viene después; copiar es lo urgente.
- Cambiar la titularidad de las cuentas que estén a su nombre: dominios, servicios, licencias.
- Si todavía está disponible, grabarlo explicando el sistema. Dos horas de video valen más que cualquier documento que escriba con prisa el último día.
Después: convertirlo en algo mantenible
El objetivo no es reescribirlo. Es que deje de depender de una persona:
- Ponerlo bajo control de versiones, aunque el primer registro sea «como estaba el día que lo recibimos».
- Montar un ambiente de pruebas, aunque sea modesto. Sin él, cada cambio es una apuesta sobre la operación real.
- Documentar los flujos que mueven dinero, no el código entero. Lo demás puede esperar.
- Hacer un cambio pequeño de punta a punta con alguien nuevo. Es la única forma de saber si de verdad se recuperó el control.
La conversación incómoda
Muchas veces esa persona sigue disponible: se fue a otra empresa, o es familiar de alguien. Y muchas veces se le pide ayuda gratis, de favor, cuando algo se rompe.
Eso es cómodo a corto plazo y peligroso a medio: mientras exista el favor, nadie invierte en resolver la dependencia. Es más barato pagarle formalmente unas horas de traspaso ahora que depender de su buena voluntad durante tres años.
Es la misma lógica que en cuando se va el desarrollador de tu software.